Aby nadać przesyłkę zagraniczną do krajów, dla których brak jest umowy o swobodnym handlu należy dołączyć do przesyłki następujące dokumenty:
- należy upewnić się, że Państwa firma posiada numer EORI
- należy znać kody taryfy celnej wysyłanych towarów. Mozna sprawdzić je na stronie Platformy Informacyjnej Systemu Zintegrowanej Taryfy Celnej.
- należy upoważnić agencję celną do reprezentowania firmy podczas odprawy celnej. W tym celu można zawrzeć umowę z dowolną agencją celną i przekazać do transportu już odprawione paczki. Warto również zawrzeć umowę z agencją celną przewoźnika, który będzie realizował transport paczek, wtedy odprawa realizowana jest już po odebraniu paczek, a cały proces logistyczny upraszcza się.
- nazwę i pełen adres nadawcy oraz wystawcy faktury wraz z numerem NIP oraz niezbędnymi danymi kontaktowymi ( jak email oraz telefon)
- pełną nazwę i adres odbiorcy paczki. Należy wskazać też adresata końcowego jeżeli dostawa realizowana jest na inny adres niż adres płatnika faktury.
- dokładny opis i ilośc towaru
- cena jednostkowa oraz wartość towaru ( opis powinien jednoznacznie określać, co jest przedmiotem wysyłki). Żadna pozycja na fakturze nie może przyjąć wartości zerowej.
- kod taryfy celnej
- całkowitą wartość faktury wraz podaniem waluty ( bez VAT)
- warunki transportu zgodnie z Incoterms 2010
- wagę paczek ( netto, brutto)
- deklarację pochodzenia towaru ( opieczętowaną i podpisaną przez wystawcę faktury)
- pieczątkę firmową wystawcy faktury i podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu
Uzupełnione dokumenty dołączamy do przesyłki w oddzielnym „ kangurku” ( przezroczysta folijka samoprzylepna) niż list przewozowy. W przypadku wielopaku, dokumenty zawsze trafiają na przesyłkę numer 1.
Dokumenty do odprawy celnej nie są wymagane w przypadku przesyłki typu "Koperta", jeśli jej zawartością są dokumenty.