Na stronie Kuriernet.pl wiele razy pojawiał się temat związany z pakowaniem przesyłek. Podkreślone zostało, jak istotne jest odpowiednie jej zabezpieczenie, tak by sama ona dotarła w całości do adresata. Oczywiście, jest to priorytet.
Warto jednak również wspomnieć o bezpieczeństwie transportu oraz pozostałych nadać. Wspomniana została również tak zwana ekonomika pakowania oraz wskazano kilka niezbędnych akcesoriów, które z pewnością okażą się pomocne w procesie przygotowania nadania.
Większość firm, których biznes oparty jest na przesyłkach kurierskich zatrudnia osobę odpowiedzialną za przygotowanie paczki.
Częstokroć, ta właśnie osoba ma za zadanie również zamówić usługę kurierską. Jak jednak się okazuje, coraz więcej podmiotów pragnie ograniczać koszty związane ze swoją działalnością. Robią to kosztem powierzchni magazynowej czy chociażby personelu. W ostatnim czasie popularnym staje się również przekazanie funkcji pakowacza na rzecz podmiotu trzeciego.
Firmy pakujące przesyłki
Wiele osób, które zastanawiały się nad otworzeniem swojego własnego biznesu, z pewnością nie brały pod uwagę tego by parać się pakowaniem produktów w kartony. Raczej standardem jest to, że firma sprzedająca ma swojego własnego pracownika do takich celów. W końcu zazwyczaj usługa podmiotu zewnętrznego kojarzy się z dodatkowymi kosztami. Czy jednak możemy mieć pewność, że skierowanie tego typu zadania do wyspecjalizowanej jednostki jest droższe?
Koszty jakie ponosi firma zatrudniając pracownika pakującego przesyłki
Powszechnie utrwalony został pogląd, że „własny pracownik wychodzi taniej”. Czy aby tak będzie w przypadku stanowiska związanego z pakowaniem przesyłek?
1. Koszt pracownika– to bez wątpienia jeden z największych kosztów, jakie ponosi pracodawca. Oczywiście, nie negujemy go. Zatrudniający dysponuje tu wyborem w zakresie umów cywilno prawnych oraz umowy o pracę. Należy mieć jednak na względzie, że wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika, to jedynie cześć kosztów ponoszonych przez drugą stronę stosunku.
2. Koszt powierzchni magazynowej– jeśli decydujemy się na to, że proces pakowania odbywać się będzie w naszej firmie musimy stworzyć ku temu przestrzeń, zarówno tą stricte magazynową, jak i socjalną. Powinniśmy wygospodarować kilka metrów na przechowanie samego towaru, kartonów oraz stanowisko do pakowania.
3. Koszt związane z materiałami do pakowania– pakowanie nie obędzie się bez kartonów, dyspensera folii napowietrzonej, taśmy klejącej i kilku inny gadżetów. Musimy więc zapewnić je pracownikowi.
4. Koszty związane z powierzchnią biurową– nawet jeśli jakimś cudem uda nam się ograniczyć powierzchnię magazynową (chociaż to bardzo trudne), zatrudniając pracownika, musimy zapewnić mu minimum przestrzeni socjalnej. Wynika to nie tylko z wygody ale przede wszystkim z przepisów prawa. Konieczne jest zatem by albo wynająć biuro albo zaprosić pracownika do naszego domu lub mieszkania.
Wskazane koszty jedynie wybiórczo obrazują niezbędne wydatki jakie przedsiębiorca musi ponieść w związku ze zorganizowaniem w swoim zakładzie pracy stanowiska mającego za zadanie pakowanie przesyłek. Oczywiści nie namawiamy do tego by ograniczać stanowiska, ale jednie przemyśleć określone zmiany.
No dobrze, ale firma zewnętrza również kosztuje
To prawda, jeśli zdecydujemy się na powierzenie innej firmie kwestii pakowania naszych przesyłek, również musimy za to zapłacić. Niestety, nie ma nic za darmo. Koszty miesięczne będą uzależnione przede wszystkim od:
– ilość przesyłek w ciągu miesiąca
– materiału użytego do pakowania
– szybkości realizacji od momentu zlecenia pakowania do chwili wysłania
Dlaczego te zmienne są istotne? Generalnie, ważne jest to by uświadomić sobie, że nie jesteśmy jedyną firmą obsługiwaną przez naszego kontrahenta. Raczej należy postrzegać się w kategorii „jeden z wielu”. Właśnie dlatego, nasze nadania nie będą traktowane priorytetowo zawsze wtedy, kiedy będziemy tego chcieć.
Co zatem zapewnia nam zlecenie czynności pakowania na rzecz firmy zewnętrznej?
Analizując to i chcąc odpowiedzieć na pytanie należy zaznaczyć, że z całą pewnością nie ma rozwiązań idealnych. Konieczne jest też to by mieć świadomość, iż każde rozwiązanie ma swoje plusy i minusy. Nadto, powinno być ono każdorazowo odniesione do określonej sytuacji dane podmiotu. Nie ma bowiem uniwersalnego scenariusza, zwłaszcza w biznesie.
1. Ograniczenie kosztów magazynowania oraz powierzchni biurowej– nie ma się co oszukiwać, że korzystając z usług podmiotu 3-ego ponosimy pewne koszty, jednak, jeżeli odpowiednio wszystko zorganizujemy może się okazać, że nie potrzebujemy ani magazynu ani też stricte biura. Może być tak, że nasza firmą, również handlowa zarządzamy z własnego mieszkania lub domu. Ceny powierzchni użytkowych nie są niskie i z pewnością są większe od abonamentu firmy pakującej.
2. Zlecenie czynności profesjonalistą– to również istotny aspekt przekazania pewnych czynności. Mianowicie, można domniemywać, że zlecając konkretnej firmie określone czynności, mamy do czynienie z profesjonalistami, którzy znają się na tym co robią- ich pracownicy są odpowiednio wykwalifikowani, wyszkolenie, kontrolowani, mają określony system jakości pracy i wiele innych. Zatrudniając samodzielnie osobę do tego typu zadań, również możemy ją wyszkolić i kontrolować, jednak wymaga to nakładów czasu i pieniędzy.
3. Ograniczenie kosztów materiałów– tu pojawiają się dwa scenariusze. Jeden z nich zakłada, że to my dostarczamy firmie wszelkie materiał, a jej pracownicy zajmują się jedynie stricte pakowaniem. Drugi natomiast, to kompleksowa obsługa, polegająca na tym, że zadaniem pakowacza nie jest tylko umieszczenie towaru w pudle ale również zamówienie materiałów do pakowania i nadanie mu umówionej formy. W tym miejscu należy wskazać, że właściwie cały świat zmierza do kompleksowej obsługi. Większość branży stawia właśnie na to, by jedna firma wykonała możliwie dużo czynności. Dlaczego może być taniej w firmie zewnętrznej? Chociażby dlatego, że jeśli taki podmiot współpracuje np. z dziesięcioma firmami i dla każdej z nich zamawia kartony, to kupując większą ilość, może liczyć na znaczny rabat od firmy dostarczającej. Podobnie jest również z taśmami, wypełniaczami i wieloma innymi niezbędnymi atrybutami.
4. Połączenie pakowania z wysyłką– jak zostało już wspomniane, duże znaczenie ma kompleksowa obsługa. Oczywiście, na rynku znajdziemy firmy, które specjalizują się jedynie w pakowaniu i magazynowaniu towarów. Jednak znaczna ich liczba łączy swoje usługi również z nadaniem ich do kuriera. Argument przemawiający za takim rozwiązaniem ma charakter stricte liczbowy. Mianowicie, z jednej strony, posiadają one preferencyjne warunki w zakresie cen wysyłek, z drugiej mają dostęp do oferty wielu firm przewozowych.
W zależności od profilu i stopnia rozwoju naszego biznesu, będziemy odznaczać się innymi potrzebami
Zapewne wskazane będzie to, by spisać wszelkie plusy i minusy przekazania kompetencji podmiotowi zewnętrznemu. No właśnie… a jakie minusy?
1. Brak pełnej kontroli- to z pewnością jedne z tych aspektów na których każdemu zależy. Kto by nie chciał mieć kontroli nad towarem, przesyłkami i wieloma innymi aspektami. To przecież pieniądze, zarówno te zainwestowane, jak i ewentualnie zarobione. Zlecenie firmie zewnętrznej określonych czynności, w znaczy sposób ogranicza możliwość nadzoru. Podmioty tego typu z różnych powodów ograniczają możliwość wejścia na teren roboczy. Bywa jednak tak, że oferują stały dostęp do monitoringu magazynu. Czy jednak to jest wystarczające?
2. Koszty- właściwie należy się zastanowić, czy ten argument zaliczyć do minusów określonego rozwiązania, czy raczej do naturalnych następstw prowadzenia biznesu. Wysokość wystawionej faktury może być bardzo różna- począwszy od kilkuset złotych, aż po kilka tysięcy miesięcznie. Zależy to oczywiście od stawek danego kontrahenta oraz zakresu usług. Warto jednak mieć na względzie, że planując tego typu biznes, w oczywisty sposób należy brać pod uwagę tego typu koszty.
3. Związanie kontraktem- rozpoczynając współpracę z firmą zewnętrzną musimy związać się z nimi umową. Generalnie, nie powinniśmy mieć z tym problemu, ponieważ prowadząc firmę, opieramy nasze stosunki handlowe głównie na kontraktach. W czym więc problem? Zwykle tego typu umowy są długoterminowe. Minimalny okres to rok. Oczywiście, jeśli któraś ze stron zawiedzie, możemy taką umowę wypowiedzieć, jednak jest to obwarowane wieloma czynnikami. No dobrze, ale zatrudniając pracownika, ma on również okres wypowiedzenia. Z pewnością jest to istotny argument. Właśnie dlatego, ten aspekt współpracy został wspomniany raczej przez pryzmat nie złej współpracy co pojawienia się problemów organizacyjnych po stronie któregoś z kontrahentów.
Z pewnością wiele osób zadaje sobie pytanie: co właściwie wybrać?
Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Portal Kuriernet.pl nie jest tez w stanie jej wskazać. Może jednak z całą pewnością, podpowiedzieć kilka kroków, które można podjąć w procesie jej podejmowania. Są one następujące:
– ocena ilości wysyłanego towaru
– zweryfikować ilość środków pieniężnych na obsługę wysyłki
– zebrać oferty z kilku firm
– negocjować warunki podpisania umowy
– kontrolować realizację kontraktu
